Um índice de figuras é a lista que informa, em ordem, cada ilustração do documento, com número e página. Quando é montado com apoio de IA, o erro mais comum não é a ferramenta inventar figuras. É ela ler o documento de um jeito diferente do leitor humano: tratar legenda como texto corrido, pular imagem sem legenda, ignorar figura dentro de tabela ou repetir numeração de outra seção.
A revisão confiável tem cinco passagens e termina na paginação do PDF final. Comparar a lista com ela mesma não revela nada: é preciso comparar com o corpo do documento, na ordem real das figuras.
Resumo rápido
- Índice de figuras é uma lista de legendas, não um resumo do conteúdo visual.
- A IA erra porque lê o arquivo como texto, e legenda nem sempre é texto na estrutura do documento.
- O método tem cinco passagens: extrair, comparar, checar ordem, validar chamadas no corpo e conferir páginas no PDF.
- Numeração digitada à mão quebra a cada edição. Campo automático e referência cruzada resolvem.
- Word, LibreOffice e Google Docs têm caminhos diferentes para gerar e atualizar essa lista.
- A última conferência é sempre no PDF exportado, nunca na tela do editor.
O que é um índice de figuras e por que a IA erra
Um índice de figuras, ou índice de ilustrações, é uma tabela de duas colunas: a legenda e a página. Existe para o leitor encontrar uma imagem sem folhear o documento. Em relatórios, manuais e trabalhos acadêmicos, costuma vir depois do sumário e antes do primeiro capítulo.
O ponto central é que ele não é gerado a partir das imagens, e sim das legendas. Se a legenda não estiver marcada como legenda na estrutura do arquivo, o índice não a enxerga, mesmo que ela esteja visível na página.
O que a ABNT pede, em linhas gerais
As normas da ABNT para trabalhos acadêmicos definem que cada figura recebe número sequencial, legenda objetiva e indicação da fonte logo abaixo da imagem. A palavra “Figura” aparece com inicial maiúscula, seguida do número e de um separador definido pela instituição. A fonte é obrigatória quando a imagem não é de autoria própria.
Em relatórios empresariais a norma não é obrigatória, mas o padrão “Figura” e “Fonte” costuma ser mantido por facilitar a revisão. O importante é escolher um padrão e repeti-lo, sem misturar “Figura 1”, “Fig. 1” e “Imagem 1” no mesmo arquivo.
Por que a IA tropeça nessa estrutura
Modelos de linguagem trabalham com texto. Ao receber “monte a lista de figuras deste documento”, a IA infere o que é legenda a partir do conteúdo extraído. Nesse caminho, seis falhas aparecem com frequência:
- Numeração fora de ordem: a IA ordena pelo texto extraído, não pela posição na página. Uma figura flutuante pode ser lida no fim do arquivo.
- Legenda lida como texto: sem estilo de legenda, a frase “Figura 4: fluxo de aprovação” é apenas um parágrafo comum e pode ser confundida com citação no meio do corpo.
- Figura dentro de tabela: a imagem fica aninhada em uma célula, e o extrator devolve a tabela inteira como bloco. A legenda some ou aparece colada em outro conteúdo.
- Imagem sem legenda: a IA pode inventar uma descrição para “completar” a lista. Isso cria uma entrada que não existe no documento.
- Referência quebrada no corpo: o texto diz “conforme a Figura 7”, mas a figura virou 6 depois de uma edição. A IA copia o número errado porque ele está escrito no corpo.
- Página errada: a IA estima páginas por posição no texto extraído. Sem a diagramação final, esse número é um chute.
Nenhuma dessas falhas indica modelo ruim. Indica tarefa entregue a quem não vê a estrutura do arquivo. Se o documento será citado ou auditado, a conferência humana é obrigatória.
O método de conferência em cinco passagens
A ordem importa: cada passagem reduz o universo de conferência da seguinte. Pular direto para a comparação entre lista e tela é o erro que mais deixa falha passar.
Passagem 1: extrair a lista de legendas do documento
Produza uma lista independente, sem olhar o índice. No Word e no LibreOffice, filtre os parágrafos com estilo “Legenda”. Em arquivos vindos de PDF, copie o texto e separe as linhas que começam com “Figura” e um número.
Essa lista é a fonte de verdade provisória. Se tiver 18 linhas, o índice final tem de ter 18 entradas. Se tiver 16, duas legendas estão fora do padrão e precisam de correção antes de tudo.
Passagem 2: comparar com o índice gerado
Coloque as duas listas lado a lado em uma planilha, uma linha por figura. Compare texto e número, não só a quantidade. É comum o índice ter o número certo de linhas e o texto de uma trocado, porque a IA juntou a legenda anterior com a descrição seguinte. Acentuação e pontuação contam.
Passagem 3: checar a ordem de aparecimento
Leia o documento e anote a sequência real. O número cresce na ordem em que a figura aparece na leitura, não na ordem em que foi inserida no arquivo. Uma figura flutuante pode aparecer visualmente no capítulo 2 e ser lida pelo extrator no capítulo 5.
Para conferir rápido, use a navegação por páginas do PDF provisório. Se a Figura 3 está na página 22 e a Figura 2 na 27, a ordem está errada, independentemente do que a IA disse.
Passagem 4: validar a chamada “Figura X” no corpo
Toda figura precisa ser citada no texto antes ou junto da aparição. Essa citação é a chamada. Para cada “Figura” no corpo, verifique se o número existe no índice, se corresponde à figura certa e se a citação não se repete sem necessidade.
Depois faça o caminho inverso: cada figura do índice tem ao menos uma chamada? Figuras sem chamada são comuns em anexos. Podem continuar existindo, mas como decisão consciente.
Passagem 5: conferir a paginação final após a diagramação
Só aqui a página entra na conta. Exporte o PDF, abra o índice e compare entrada por entrada com a página real da figura. Anote número da figura, página no índice e página real. Divergência de uma página é normal antes da última atualização de campos. Divergência de várias indica índice gerado antes de uma mudança grande de layout.
Na impressão em frente e verso, confira também se a figura não caiu em página ímpar isolada. Isso se resolve com ajuste de quebra, não com mudança de número.
Numeração refeita e campos automáticos
Qualquer edição que mova uma figura muda a numeração de todas as seguintes. Inserir uma figura no capítulo 2 transforma a antiga Figura 5 em Figura 6. Se os números foram digitados à mão, o texto continua dizendo “Figura 5” onde agora existe a Figura 6. O documento fica coerente na aparência e errado na referência.
Por isso a numeração precisa ser refeita depois de cada rodada que mova figuras. A forma segura é não digitar número nenhum: use campos.
Word
No Word, insira a legenda em Referências, Inserir Legenda. O número vira campo sequencial. O índice sai em Referências, Inserir Índice de Ilustrações, com o rótulo “Figura”. Depois de mover ou excluir figuras, selecione o índice e atualize o campo. Para as chamadas, use Referência Cruzada apontando para a legenda: o “Figura 6” do texto também se atualiza.
Legenda digitada manualmente não entra no índice, mesmo que o texto esteja correto. O campo só reconhece o estilo de legenda.
LibreOffice Writer
No Writer, a legenda sai em Inserir, Legenda, e o índice em Inserir, Índice e Sumário, tipo índice de ilustrações. A atualização fica em Ferramentas, Atualizar, Índices e Sumários. Há referências cruzadas para as chamadas, com o mesmo efeito.
Google Docs
O Google Docs não tem campo nativo equivalente ao índice de ilustrações. O caminho usual é criar um estilo de parágrafo para as legendas e gerar um sumário a partir dele, ou usar complementos. Como a atualização é por comando, a conferência manual é ainda mais necessária. Se o documento exige rigor de norma, finalize no Word ou no Writer.
Tabela de falhas comuns
A tabela resume os casos mais comuns. Use o sintoma para identificar rápido e a correção para resolver na origem, não apenas no índice.
| Falha | Sintoma | Causa provável | Correção |
|---|---|---|---|
| Numeração fora de ordem | Figura 3 aparece antes da Figura 2 no PDF | Figura flutuante lida em posição diferente da visual | Ancorar a figura no parágrafo correto e refazer a numeração por campo |
| Legenda tratada como texto | Índice com menos entradas que o documento | Legenda digitada como parágrafo comum, sem estilo | Aplicar o estilo de legenda e regerar o índice |
| Figura dentro de tabela | Entrada ausente ou com texto de célula misturado | Extrator devolve a tabela como bloco único | Mover a imagem para fora da célula ou criar legenda fora da tabela |
| Imagem sem legenda | Entrada inventada ou figura não listada | IA tentou completar a lista por inferência | Definir se a imagem é decorativa e remover, ou criar legenda real |
| Chamada quebrada no corpo | Texto cita Figura 7, índice tem 6 | Número digitado à mão antes de uma edição | Substituir por referência cruzada e atualizar campos |
| Página divergente | Índice aponta página 12, figura está na 14 | Índice gerado antes da diagramação final | Atualizar o índice depois do último ajuste de layout e exportar de novo |
Checklist final antes de exportar em PDF
Rode esta lista na versão que será entregue, não em cópia intermediária. Dez itens, na ordem de conferência.
- O documento tem apenas um padrão de rótulo: “Figura” com inicial maiúscula em todas as entradas.
- Todas as legendas usam o mesmo estilo de parágrafo e estão no mesmo padrão de pontuação.
- Toda figura tem número, legenda e indicação de fonte abaixo da imagem.
- A sequência numérica cresce na ordem de leitura, sem saltos e sem repetição.
- Nenhuma figura aparece sem chamada no corpo, exceto em anexo declarado.
- Nenhuma chamada no corpo aponta para número inexistente.
- O índice foi atualizado depois da última figura inserida ou movida.
- As páginas do índice conferem com as páginas reais no PDF exportado.
- Figuras dentro de tabelas foram revisadas uma por uma, fora do fluxo automático.
- O PDF final foi aberto e lido do começo ao fim, com o índice ao lado.
Exemplo: relatório técnico de uma consultoria em Belo Horizonte
Uma consultoria de engenharia em Belo Horizonte entrega um relatório de diagnóstico com dezenas de plantas, fluxogramas e fotos de campo. Duas pessoas escreveram o texto, e a lista de figuras foi montada com apoio de IA a partir do arquivo em Word. Na primeira versão, o índice listava 31 figuras. O documento tinha 34.
As três ausentes tinham o mesmo perfil: duas estavam coladas dentro de tabelas de comparação e uma era um mapa sem legenda, inserido como print de tela. A IA não inventou nada, apenas seguiu a estrutura que encontrou. O revisor corrigiu as legendas, aplicou o estilo, refez o índice por campo e atualizou as referências cruzadas.
Na paginação apareceu outro problema: o índice havia sido gerado antes de um ajuste de margem que empurrou o capítulo 4 por duas páginas. Depois da atualização, as entradas coincidiram. O erro raramente é um só, e a correção na origem resolve vários de uma vez.
Para quem monta esse tipo de documento com apoio de modelo, vale alinhar a revisão a uma boa instrução. O artigo sobre engenharia de prompts avançada ajuda a pedir a lista no formato certo. O guia de RAG na prática com documentos mostra o que acontece quando a extração já vem torta.
Erros comuns
- Conferir a lista contra ela mesma. Comparar o índice com a versão anterior do índice não revela figura faltante. A comparação tem de ser com o corpo.
- Confiar na contagem de itens. Um índice com 20 linhas pode ter 20 entradas erradas. Texto e número precisam ser conferidos individualmente.
- Deixar a paginação para o fim sem reabrir o PDF. O campo atualiza na tela, mas o PDF exportado pode manter a versão antiga se o arquivo não for salvo antes.
- Misturar figura e tabela no mesmo índice. São listas separadas, cada uma com rótulo e numeração próprios.
- Pedir à IA que “corrija a numeração”. Sem acesso à estrutura do arquivo, ela vai reescrever texto, não campos. A numeração se corrige no editor.
- Ignorar imagem decorativa. Ícone e ornamento não entram como figura; se entram, criam entrada sem função.
Perguntas frequentes
Posso usar a IA para gerar o índice e só revisar o resultado?
Pode, desde que a revisão seja contra o corpo do documento, não contra a própria lista. A IA ajuda a apontar candidatos a legenda. A decisão sobre o que entra é humana, porque exige saber se a imagem é figura, tabela ou ornamento.
Qual a diferença entre índice de figuras e sumário?
O sumário lista títulos de seção. O índice de figuras lista legendas de ilustrações. Os dois usam campos no editor, mas rótulos diferentes. Em documentos longos, os dois convivem, com o sumário antes e o índice de figuras depois.
Por que a página do índice muda quando eu só mexo no texto?
Porque qualquer alteração de texto desloca o conteúdo nas páginas seguintes. A figura continua na mesma posição relativa, mas a página absoluta muda. Por isso a última passagem é sempre depois da diagramação fechada.
Figura dentro de tabela precisa de legenda própria?
Decida de forma explícita. Se a imagem transmite informação, é figura e merece número e legenda, mesmo dentro de uma célula. Se é apenas ilustrativa de um item já descrito, pode ficar sem legenda, mas então não entra no índice. O que não pode é aparecer em um e não no outro.
Quantas vezes devo refazer a numeração?
Tantas quantas forem as rodadas que movam figuras: uma por revisão com inserção ou corte de imagem, e sempre depois do fechamento do layout. Com campos automáticos, refazer é apertar um botão.
Fontes e leitura recomendada
Referências oficiais para conferir acessibilidade de imagem e a documentação dos três editores citados.
